Durée

1 jour (peut être dispensé sur une ½ journée comme remise à niveau)

Groupes

Composés idéalement de 1 à 6 stagiaires maximum

Préalable

Maîtrise de la souris et du clavier + environnement Windows

Objectif

Gérer ses messages et comprendre les usages d’écriture et de gestion des emails, gérer ses contacts, son calendrier, tout en s’appropriant son espace de travail.

Documents remis

A l’issue du stage, un support de cours est remis à chaque stagiaire au format PDF. Il reprend les principales fonctions et conseils vus pendant le cours

Prix

Stage d’initiation : tarif A

Plan du cours

Dans ce cours : conseils pour créer un système de classement des mails efficace, pour éviter l’abondance de courriels, pour ajuster titres et destinataires, pour apprendre à insérer automatiquement une signature automatique, etc.

Comptes de messagerie
Créer et tester un compte de messagerie

Présentation générale : menus, rubans, volets
L’organisation générale de la fenêtre Outlook
La fenêtre de rédaction des messages
Quelle version d’Outlook j’utilise ?
Personnaliser l'affichage et la disposition
Afficher, trier les messages, personnaliser les champs
Paramétrer Outlook

Comptes de messagerie et signatures
Fonctionnement, normes et alias
Créer et tester un compte de messagerie
Gérer plusieurs comptes de messagerie dans Outlook
Créer une signature automatique (normes graphiques et usages, liens hypertextes, images, conseils d'usage),
Choisir l’expéditeur par défaut, en changer (en cas de comptes de messagerie multiples)

Ecrire et répondre aux courriels
Personnalisation et paramétrages
Rédiger et envoyer un message électronique
Mise en page, liens hypertextes, insertions
Chartes, usages et forme des messages électroniques
Comprendre et bien gérer les destinataires, usages
Pertinence du titre, contenu lisible et synthétique
Options d’envoi et de suivi (importance, accusé, différer…)
Afficher, ouvrir, marquer ses messages
Supprimer, modifier un message
Répondre, répondre à tous, transférer
Traiter les courriers indésirables
Les virus (les attraper, les éviter)

Gestion des courriels entrants
Créer un système de classement des courriels efficace
Créer des dossiers, classer les messages
Rechercher et trouver un message : l'onglet recherche et ses options
Créer sa signature personnalisée (création et affectation)

Gérer ses contacts
Créer un contact sans faire d’erreur Modifier un contact, supprimer d'un contact Créer rapidement un contact dans la même société Créer un groupe de contacts Insérer une signature manuellement

Utiliser les tâches
Utilité et affichage des tâches
Fonctionnement des tâches, alternative

Gérer ses rendez-vous avec le calendrier
Modes d'affichage du calendrier, options de couleurs
Créer, modifier, gérer ses rendez-vous
Appliquer une périodicité (intervalles, répétition)
Organiser une réunion (et y insérer toutes sortes d'éléments)
Trouver des participants à l'aide de l'assistant planification
Répondre à un message avec une réunion
Partager son calendrier, ouvrir le calendrier d'un collaborateur (nécessite un serveur Exchange)
Créer des groupes de calendrier, supperposer des calendriers, utiliser le mode d'affichage planification pour organiser une réunion
Envoyer son calendrier par courrier électronique

Archiver des éléments Outlook
Introduction et notion d’archivage
Limitation de volume, archivage manuel
Mise en œuvre et paramétrage de l’archivage automatique
Créer un fichier de données Outlook

Sauvegardes
Comment sauvegarder ses données personnelles dans Outlook

Trucs et astuces
Tout au long du stage

Questions / réponses
Tour de table et évaluation du stage