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 Des services et outils Google pour mieux travailler



Les services Google sont variés et apportent du confort dans la gestion au quotidien de son environnement de travail : un email, un agenda, un espace disque déporté de 15 Go gratuit, un compte pour diffuser des vidéos sur Youtube, Google+ pour la partie réseau social, et aussi Google Play, le magasin en ligne pour toutes les applications compatibles Android.

De bonnes raisons pour ouvrir un email chez Google, et si possible dans le respect de la norme actuelle, c’est-à-dire sous la forme « prenom.nom@google.com ». Cet email et les services associés peuvent vous servir toute une vie, nous allons détailler comment.

Pourquoi utiliser les services et outils google ?


L’idée de Google est simple : se rendre indispensable avec un lot d’outils et d’applications qui deviennent accessibles avec un compte unique, s’appuyant sur une adresse de messagerie de type Gmail. Vous n’êtes pas obligé d’utiliser cette adresse mail, mais c’est une clé unique pour accéder aux multiples services offerts par ce géant incontournable, aux moyens financiers apparemment illimités. Le « moteur Google » traite aujourd’hui plus de 85% des recherches sur internet.

C’est la loi du dictat, un des monopoles le plus criant, mais non, on ne peut plus s’en passer : tant pis, tant mieux ? peu importe, tant que cela nous facilite la vie.

Personnellement, j'utilise au quotidien :

  • La fonction de mail déportée (Gmail, pratique lorsque l'on voyage),
  • L’Agenda Google, avec partage partiel des informations via mon site Web,
  • Google Drive (15 Go gratuits),
  • Le compte YouTube associé,
  • Google Play, car mon SmarPhone tourne sous Android



Le compte Gmail : email + contacts


Les +

  • Lire ses emails de n'importe quel ordinateur connecté,
  • Simplicité d’utilisation,
  • Pièces jointes jusqu'à 25 Mo,
  • Sauvegarde facile : ou par la gestion de données de Google, ou par un export des contacts (CONTACTS / TOUT SELECTIONNER / menu PLUS / EXPORTER),
  • Synchronisation sur  Android simplissime,
  • Compatibilité des cartes de visite des contacts (format VCF reconnu, compatible Android et Apple),
  • Mieux sécurisé que Hotmail ou d'autres services non spécialisés.

Les -

  • Interface moyennement conviviale, voir austère,
  • Fil de discussion différent de celui d'Outlook, nécessitant un effort d'adaptation perpétuel pour passer d’une interface à une autre,
  • Fonctions intéressantes parfois bien cachées (sauvegarde des données par exemple, certains paramètres avancés).


L’agenda Google


Les +

  • Service obtenu avec le même compte (Gmail),
  • Nombreux paramétrages possibles (vue par défaut, affichage WE ou non, vue personnalisée, durée par défaut de chaque évènement,
  • Possibilité de créer plusieurs agendas qui seront visualisés sur la même calendrier (pro / perso par exemple),
  • Possibilité d’ajouter un lieu réaliste à chaque RDV. Une fois dans la voiture, sur son Smartphone, affichez le RDV, cliquez sur le lieu : Maps s’active et votre GPS est prêt à vous guider. Très pratique au quotidien,
  • Synchronisation avec votre Smartphone ou tablette Android quasi instantanée,
  • Affichage possible de l’agenda en mode Frame dans un site Web (incluant les options de confidentialité) : cela permet de donner un accès à votre agenda en mode public, mais sans forcément indiquer les détails (ce que vous faîtes, où vous êtes), permettant ainsi à des personnes externes à vos services de poser une option pour une mission ou pour une réunion de travail. Essayez par vous-même en suivant ce tutorial.

Les -

  • En général, interface peu intuitive, il faut fouiller pour trouver certaines fonctions,
  • Partager l’agenda avec une autre personne pourra paraitre compliqué.



Google Drive : 15 Go de stockage externalisé


Google Drive permet de stocker sur les serveurs Google jusqu’à 15 Go de données gratuitement. Au-delà, c’est payant : 2 dollars/mois pour 100 Go de données, et 10 dollars/mois pour 1000 Go (soit 1 To, le "T" veut dire Tera).



Personnellement, j’y stocke mes exercices de cours et mes supports de cours. Si j’ai un problème, pendant un cours, avec un support physique (disque dur du portable, clé USB), j’ai une possibilité de secours immédiate, depuis n’importe quel ordinateur connecté au Web.

Google Drive permet également de déposer un ensemble de photos de vacances correspondant à un important volume de données, et de les partager avec un nombre défini de personnes qui recevront un lien unique de consultation.

Mais la fonction la plus utile est probablement de pouvoir passer outre la limite de taille des pièces jointes qui est fixée par votre fournisseur d’accès internet, en général autour de 10 Mo par email, pièces jointes comprises.

Une fois n’est pas coutume, je vous raconte une petite histoire qui ne m’est arrivée récemment : en voulant envoyer deux PDF pour un total de 15 Mo à un de mes contacts, je reçois un message d’erreur de mon provider : « taille du mail trop importante ».
Je décide donc de faire deux emails, avec chacun sa pièce jointe. L’un passe, l’autre pas. Mon interlocuteur me le dit, je lui réponds que j’essaie de trouver une solution.
Je crée un nouveau message depuis, cette fois, mon compte Gmail. Je joins les 2 fichiers, puisque Gmail envoie et reçoit des pièces jointes jusqu’à 25 Mo.
Cette fois, j’ai un message du serveur de mon destinataire, qui me dit qu’il ne peut pas recevoir plus de 12 Mo... Encore raté !
La solution fut tout simplement de glisser/déposer ces deux fichiers dans mon espace Google Drive, de les cocher, et de la partager avec mon interlocuteur. Il reçoit aussitôt par email un lien cliquable, et le téléchargement commence.

La morale de cette « petite histoire de la vie quotidienne » : utilisez les bons outils dès le début, et gagner du temps, que vous dépenserez sur des tâches plus agréables !


Un compte youtube associé


Pouvoir diffuser une vidéo ou un diaporama-vidéo sur YouTube peut aussi vous aider à vous faire connaître, et en parallèle, améliorer le référencement naturel de votre site Web, d’autant que des liens peuvent désormais être ajoutés dans les commentaires de vos propres vidéos.







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